时间管理的具体方法

逍遥右脑  2013-11-28 08:48

体系的两个层面

■ 时间安排:每项工作活动发生的时间和所需要的时间

■ 信息管理:与每项工作活动相关的信息从何处查找或归档于何处

体系是帮助你规划、记忆活动和时间安排及有关信息的一套固定系统,应包括:

时间安排工具:日历,每日时间表,每日活动表,甘特图(项目管理工具)等

信息管理工具:电脑硬盘档案,软盘、光盘档案,纸文件档案,电话、会见记录单等

时间管理的具体方法

一、每年制定目标

工具:人生之轮

二、每周制定计划

工具:周计划

三、未来活动安排

工具:日历(大概估计日期,填写在估计日期的月份)

四、约见、会议安排

工具:日历

五、每天的安排

工具:“每日安排表”(见附录一)这一工具的特点:a) 可以用A4纸自己拷贝;b) 自己填写日期,灵活、经济;c) 管理时间的维度全面周到,且一目了然

■ 在每日下班前计划第二天的工作

■ 首先将日历中的约见、会议填入时间表 (参考附录2)

■ 将活动按优先性分成A、B、C、D类

A类:紧急且重要

B类:重要但不紧急

C类:紧急但不重要

D类:不重要也不紧急

■ 估计每类活动应花的时间(参考附录3):

工作不是干了算,而是应该算了干!

对事讲效率,对人讲效果:谈事可以将时间卡得死一点,当涉及情感,人员发展等问题时,留的时间余地就要大一些

■ 将活动穿插到约会的间隙内(附录2)

■ 第二天上班后根据临时变动可对活动优先性做适当调整

学习方法 每天的工作安排应该:首先处理A、B类,然后是C类,努力完成D类,避免拖延

六、别人的承诺

工具:每日安排表中“别人的承诺”部分

譬如,当有人向你承诺某日作为上交任务的期限时,你就可以直接填写一张该日期的每日安排表,并将责任人和要交付的任务记录在“应交付的工作”一栏中到了该日期,这一记录就会给你提醒,从而省去你用脑子记忆的负担

七、对别人的承诺

工具:可能运用到以上所有工具

因为你给别人的承诺,如项目管理,可能会包括约见,活动,未来活动和别人的承诺

八、每个月,至少每季度要做反思回顾

工具:成绩总结表

九、集中统筹,将以上所有工具集中在一册中,形成自己的人生

运用时间管理工具的好处

■ 工具帮你记忆,从而减轻心理、思想和头脑负担好记性不如烂笔头!

■ 帮你轻松有序地完成任务,实现人生的各项目标

以上是"时间管理的具体方法"的内容,本文的主题是“譬如,当有人向你承诺某日作为上交任务的期限时,你就可以直接填写一张该日期的每日安排表,并将责任人和要交付的任务记录在“应交付的工作”一栏中到了该日期,这一记录就会给你提醒,从而省去你用脑子记忆的负担”


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