逍遥右脑 2010-02-28 20:52
我们想要减少工作时间的浪费，我觉得要从降低沟通耗时下手，现代社会，需要大量、高品质的沟通。但是，沟通也常常耗费大量时间，永锡觉得应该多思考如何我们自己沟通的方式，减少不必要的耗时。我们今天要谈的主题是，处理邮件时间降低、减少打电话的时间，这就开始吧。
（1）处理邮件时间降低
现代人沟通成本最低、最方便的工具之一就是电子邮件，但是许多人也耗费许多时间在电子邮件的阅读及处理上（或完全不看）。以下几个建议是我自己实战的心得，也提供大家参考
a 关掉即时通软体及邮件软体的提醒声音:
这样子工作时的注意力才不会中断，关掉后，我觉得心情轻松许多，大家不妨试试。
b 减少每天检查email次数：
永锡每天在固定的时间检查email，例如早上九点、下午两点。虽然降低检查email次数，但是一进入信箱，就要求自己要把email都处理完，才离开，这也是一种批次处理的观念。
c 将email内容写的很清晰：
这样子可以避免别人看不懂，又发了一封email询问，增加不必要的信件数量。太长的信件一定要分成几个重点，让阅读者读起来轻松，写完后自己要再读一次，避免词不达意，及看看有没有要补充的事情，这样的方式反而节省许多不必要沟通时间。
d 不开转寄的信件：
有些朋友会寄发大量的转寄信件（有趣的文章、投资资讯），若不想看，可以用email信箱里面的筛选器或邮件规则，将之分类到垃圾信件，或请朋友不再寄发。值得读的信或资料，转到to read list资料夹，有空时慢慢看，不要放在收件匣内。
e 找一个垃圾邮件过滤功能强的email服务：
我所用的gmail服务及apple的mail程式都有很好的垃圾信过滤功能，以前用的yahoo.tw信箱垃圾信过滤的功能不佳。
f 建立自己的通讯录，批次寄出信件：
利用通讯录，可以分类批次寄出信件，除了可作个人行销外，还可以节省大量时间。
g 清空收件匣：
我的email信箱收件匣的部份会尽量清空，这样子一开email才不会看不清哪些是还没处理的事情。无法立刻完成的事情放到to do list资料夹，要阅读的东西放在to read的资料夹，要用别的方式处理的事情（电话，自己动手）的事情放到自己的行动清单，彻底清空收件匣。这样子一开email永远只有最新的信件在里面，也可以省下许多辨识的时间。
h 学习电子邮件筛选器或邮件规则：
设定一些筛选信件规则，在信件收到的同时，一些信件就可以分到垃圾信件区，减少要处理的时间。永锡会将一些朋友的转寄信件、网站发出的广告信件、新闻设成规则处理，自动送到不同资料匣，检少要处理的信件数量。
电子邮件是个重要非同步沟通工具，但是要有良好运用方式，才不会一点一滴偷走我们宝贵时间。
（2）减少打电话的时间
时间管理专家曾经统计过浪费时间的前15个原因，其中第一名就是电话干扰。其实，由于运用许多工具来沟通，永锡打电话的数量越来越少。事前将杂事做好加工 处理的工作，确实可以减少打电话的数量及通话时间，但是仍然需要有一些打电话的方法，我也分享一些我使用的技巧和大家分享。
a 拥有完整的通讯录：
很多人都没有在电脑中建立通讯录的习惯，通常使用手写的通讯录，或者是手机内的通讯录，重复誊写或换手机时，常常就漏失了重要的电话。若能善用电脑中的通讯录软体，一来可以和手机做同步，不需重复输入，二来搜寻快速，就算通讯录量多也不怕（与我的通讯录为1200 笔）。永锡收到名片时，如果是重要的，就会打字到自己的通讯录，以便日后联络，虽然比较耗时，但是相当重要。这是一个自我行销的时代，通讯录就是最好的行销辅助工具。
b 善用免持听筒功能：
一般办公室电话有一个很好用的功能”免持听筒”（见上图红框处），可以让我们等待对方接听电话时，空出双手继续处理事情，增加效率。
c 批次打电话，规划交谈的内容：
列好电话清单，一次打多个电话；打电话前先规划一下要讲的重点，都可以节省实际通话的时间。老婆常常提醒我要先想清楚自己要问的问题在和别人请益，这样又尊重对方，又能省下双方时间。
d 电话旁边要准备纸笔：
交谈时，难免有要纪录的资料，要随时准备纸笔在桌上以便纪录。电话要固定放在左手边（左撇子放右手），方便手写纪录。
e 善用skype等网路电话：
skype可以大幅降低通讯成本，我常常运用skype打国际电话，现在还有一种skype pro功能，让我们打国内的长途电话也很便宜。
f 改变习惯将”你好吗？”问候式的话语改变：
接到电话时说”我有什么事情可以为您服务。”这样的话语减少打招呼的时间，是一种不错的节省时间方式。
g 用email或简讯取代电话交谈：
电话沟通需要两个人同时在场，有时候简单的事情用简讯通知，复杂的事情先写email都可以节省双方的时间。
我们使用电话的习惯，也可以用20/80法则来思考，把时间用在重要的事情上面，这样才是较好的方式。
结语
人际关系维护和时间管理，看似两者有所矛盾，但是我们必须好好的思考自己的沟通系统，这样才能找出合宜的方法，才能达成沟通的效果，又能有效运用时间。