逍遥右脑 2010-02-28 18:27
2007年11月2日我在北京大学做了一个时间管理的研习会，当时协助我办理这个活动的是北京大学生命科学学院博士生李娟以及北京大学“青年成材促进会(YEA)”，也因此有机会接触到大陆一流的年轻学子。
大学生如果仅仅是求知，那也很可惜，当天参加活动的陈向是是清华大学自动控制系的学生，也是清华大学红十字会学生分会会长。在红十字会六年的时间，让他不仅是一位优秀的研究生，也成为一位优异的领导者。
最近也有机会针对台湾一所国立大学全校社团干部做一场演讲，他们也整理出一些社团干部常常面临到的时间管理难题。我也利用这两篇文章做一番思考，期许能够在演讲时有更好的互动及效果。今天先讨论三个问题，明天再讨论另外两个。
1.开会时间总是在晚上，如何有效率的开会
先来说故事，我大二时担任社团干部，有一天晚上开会开到12点回家，回到房间，却发现有两个社团的朋友正在我房间里面看电视，原本就累得要命的我差点昏倒。大学时，怕自己觉得寂寞，就想到自己的房间当作大家的客厅，这样子就会有很多朋友来，便不觉得寂寞。但是，有了电视之后，虽然你有事要做，有书要读，朋友还是常常来敲门要看电视。
我们讲到如何来开会，而且是有效率的开会，就要想我做了什么事情，才导致这个会议有效的发生？这是一种因果关系，我买了一台电视，就会导致常常有人来敲门的果，那我们做了什么开会前准备，才可以产生节省时间的果？
a. 事前做好建立团队的工作
在学年开始前，最适合做联谊性的工作，或者先寄一些信件鼓励干部们，或者趁机举办一些聚会，凝聚团队的士气和默契，都是很好的方法。联谊的活动，可以让大家有一种认同感，也让大家更瞭解我们的想法，先搞定人、事情才能搞定。
b. 议程及企划案要 Plan ahead
在开会前，一定要排出议程，这样子主席及与会者才能知道要花多少精力在每个议程中。如果有要讨论的企划，一定要有书面的资料（打字）。书面企划提案，是提案者和其辅导干部事前讨论，而开会的目的，是整合团队的共识，推动活动。这两者分别清楚，就能省下许多开会时间。
c. 主持会议的技巧
会议的主持也相当重要，若是担任主持人的角色，就需要除了排定今天议程，更要和提案人做一下沟通，了解重点，如何推动提案通过。除此之外，面对复杂的议程，最后先有一些会前会，找少数关键的人来先沟通（可以利用开会前20分钟先行讨论），也让整个会议时间缩短。
永锡参加“青商会”九年，学习到议事能力的重要，除了可以运用团队的力量推动工作，更能让大家在意见不完全一致的状况下取得最大共识，让整个团体朝同一个方向前进。
2.计划总是赶不上变化，如何订定行事历，及抓准筹备活动所需要时间?
“员林青商会”举办“彰化县英语演讲比赛”到今年已经举办六届了，今年遭遇到举办场地（彰化演艺厅）临时出问题，必须承租其他场地。当时，我立刻寻找到了一个备用场地并谈妥，隔天便和社团干部拜访演艺厅，了解错误发生的原因（照例是沟通及行政流程的问题导致）。结果成功谈成决赛活动延后一周举办的方式，顺利解决场地问题。
举办活动时，总会有许多突发状况，常常会让人觉得活动办不下去。但是，这其实常常也是另一个良机，勇于面对挑战，活动反核就能办得更好。
a. 写好活动企划书，才能机动应变
英文演讲比赛由于已经举办六届，因此留下了许多企划案范本。我也和承办主委多次就活动内容讨论，并在社团内举办了筹备会。也因此，虽然意外发生导致整个行事历变动，社团内的其他干部却能协助应变，这都有赖于事前对整个企划的掌控状况（企划案及事前会议等），让变动影响变成最小。
b. 抓准筹备活动所需要时间
演讲比赛开始推动时，速度很慢，由于主办的主委资历深，但是很忙碌，我自己也因为二月份出国日数很长，导致整个活动推动的时间被延迟了。其实抓准筹备活动所需的时间并不容易，但是重点是要预留许多状况的应变时间，不要预估一个月，就在一个月前开始准备，而是要尽量提早就设计出企划案，才能避免时间不足导致的问题。
c. 生命会自己找到出路
办活动也常常遇到不知如何推动的状况，我在活动推动不顺利时，总会想到侏罗纪公园片中的一句话”生命会自己找到出路”。面临演讲比赛的场地问题，第一时间是就是找寻替代方案，联络初赛场地员林高中，租借其礼堂作为决赛场地。第二件事情，就是联系彰化演艺厅，约好时间，由我们社团的干部去拜访，瞭解真实的状况。
当时演艺厅提出该日确实无法租借，但是延后一周的话，场地是OK，虽然我一开始不以为然，但是在前去的干部讨论决议，决赛延后一周举行（后来证明这样子没有问题）。
因此在遇到各种状况时，都不用紧张，反要先慢下来思考。把问题切成小块，自然可以顺利进行。
3.从活动状态进入读书状态的时间太长，如何改善?
大二时是我参加社团最疯狂的时候，当时我担任山地服务队的队长，同系好友则是社团的总干事。我们白天忙着上课及社团，下课后则完全投入社团活动，数不清的聚会及会议，成绩当然是一落千丈。期末考时，我叫好友去考工程数学，他却说因为没念书不想去了，那个学期，我被当了九个学分，好几科六十，侥幸留在学校，好友则离开学校，再重考进历史系。
出了社会后，我在工作之余参加“青商会”，发现社团、家庭及工作之间的平衡问题依旧存在，但是这次我因吃过苦头，变得比较聪明。我知道我自己的优先次序永远是家庭、工作、社团，遇到冲突时，便要有所取舍。
a. 找出自己的读书属性
有些人适合早上读书，有些人晚上效率才高，有的人在图书馆最读的下书，有的人则要有点吵杂的环境。你真的了解自己的读书属性吗？写晨间日记是一个很好的方法，可以纪录自己的读书状况，并加以检讨，一步一步找出最适合自己的方式。这样才能用自己合适的方式来读书，自己也更愿意花更多时间来做这件事情，事半而功倍。
b. 每周的时间区块设定
学校和社团的作息，常常是用周来做单位，每周内的时间区块可以事前规划好。课表排出后，几个带状时间固定给社团，几个时间作为读书的时间，如果固定出每周读书时间，别人也知道那段时间内要尊重你。相对的我们也要尊重别人的时间，不论开会、聚会事前做好规划，节省大家时间。
c. 减少熬夜，立刻补眠
熬夜偶一为之，和同学出去透透气，放松一下是一件好事，但是要注意回来后的休息。建议熬夜后的几天，要多睡一些，快速补眠，迅速回到熬夜前的状态，朝目标迈进。
角色的平衡，是很困难的时间管理问题，自己要订好优先次序及原则，除了自己遵守，也要让自己的干部知道，作为领导者，很多时间都是和其他人共同拥有的，要先做好沟通，才不会冲突。
大学社团干部的时间管理问题主要在角色的平衡，一方面要兼顾课业，一方面又要推动社团，两者都是消耗大量时间的工作。最好的方法就是请教“善知识” ——能够兼顾课业及社团的学长姐。藉由其经验，了解未来可能面临的问题，及如何解决方法。今天我们继续来讨论其他两个大学社团干部的时间管理问题，我们这就开始。
4. 组聚时间很长，如何将长组聚时间分割、分散至而空白的小时日里？当团队在浪费时间培养感情时要取舍感情还是效率?
1999 年，我就加入“青商会”，当时“青商会”很多人戏称为“喝酒会”。一开始，我也喝了很多酒，喝完了，就到餐厅外面去吐，当时餐厅的外面是田，我往往自我解嘲说是在灌溉农田。慢慢地，参与社团的时间日久，才知道培养感情，联谊固然是一种方式，但是也有比联谊更加重要的方法，可以建立团队的情感。
a. 贡献独特的长处
这几年我参加“青商会”，有时我投入的时间不见得多，因为我学会要贡献自己独特的长处。我的专长在于规划企划案及带人。于是我会花时间和新会友共处，吃饭同一桌，坐座位时坐一块，相互了解并建立默契。当他们接任活动时，主动关心，甚至和他们一起跑场地及讨论企划案。或许我无法花时间作很多无谓的联谊，但是却能用我的长处协助社团推动会务。
每一个领导人的长处不同，要了解自己的长处所在，才能知道自己能对社团做出最大的贡献。
b. 借力始力，开会后的联谊
善用会议后的联谊也很重要，开会是一种正式的沟通，但是培养情感，非正式的聚会更加的重要，可以将开会后的时间做一番运用，吃吃点心或宵夜，结合开会及联谊，同一段时间作双重的运用，这样就能节省下许多时间．
c. 信任、默契、沟通，建立情感存款
真正的情感，不一定要靠大量的联谊来维持，大家合作把活动办好，本身就是一种很棒的联谊方式。在筹备活动的过程中，我们能够和所有参与的人互动，建立信任及默契，之后的沟通能建立起来。
先搞定人，事情就搞定了，社团让我们学习与人合作，如何配合别人，同时也要兼顾时间的运用，是很珍贵的磨练。
5. 对于规划好的行事历 总是拖到最后一天才做，如何开始自治的生活习惯
在我演讲早起、晨间日记、时间管理的主题时，常常遇到听众问到“为何你有坚持不懈的纪律”。
那是因为我知道，不做的话压力更大。我曾经有数次忧郁症的经验，更曾经因此而住进精神病房，那是一种心灵的地狱，我挣扎爬了许久才脱离。在那时，也常常会有寻死的念头，但是，我终于能够转念，一有坏念头产生，我就告诉自己，“为了家人及孩子，我死也要活下去。”
有时候，生命的低处是一件好事，让我们不敢松懈，努力维持纪律，一步步的执行。我曾经形容这是“内心火焰”、“Guts”，但我也知道，这并不是用文字就能形容的东西。想要做出一点成果，自我超越，本来就不是一件简单的事情，要有理想、要有斗志、要有身边人的支持。
所以想要做好时间管理，还真是不简单的事情，要想成自治的习惯，只能从自己心中主动想要奋斗。要有自我要求，要有自信，才能推动规划好的计划，持续前进。
结语
日本知名企管顾问大前研一曾著有《OFF学》一书，我从书名体会到，人生一定要认清何谓我们的ON 及OFF。对于学生而言，课业一定是ON，学习提供了日后我们升学、就业的基础，而社团活动则是OFF，帮助我们发展其它的能力。但是一定要知道两者的主、从关系，因为社团，影响课业，导致退学那就本末倒置了。